Louis van Cuijk is change manager met een missie. Hij wil het rendement op investeringen in ICT-projecten verhogen door ervoor te zorgen dat mensen nieuwe software en applicaties optimaal gebruiken. Dit doet hij door adoption & change structureel te borgen binnen HSO, door consultants te trainen en te coachen op dit thema en adoption & change projecten te leiden bij diverse klanten.  

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: wat zijn de misverstanden die je het vaakst hoort over change management? 

Louis: “Veel mensen hebben bij verandermanagement vooral negatieve associaties. Ze denken al snel aan weerstand, moeilijke dingen doen met mensen… Natuurlijk draait verandermanagement om mensen, maar wat veel mensen niet weten is dat het zich bij uitstek leent voor een systematische aanpak met hele heldere doelen.  

 Daarnaast zijn mensen vaak bang dat change en adoption veel tijd kost. Het kan inderdaad gebeuren dat een livegang vertraagd is, doordat er bijvoorbeeld nog te weinig intern draagvlak is onder gebruikers, of omdat het kennisniveau onvoldoende is. In de praktijk is echter gebleken dat door het gestructureerd uitvoeren van een verander- en adoptieprogramma, de adoptie van een applicatie juist sneller verloopt. Daarmee voorkom je dat van tevoren gestelde doelen niet gehaald worden, en stijgt de return on investment.” 

Wat houdt de functie van change manager in? Kun je wat meer vertellen over jouw rol?

“Als change manager werk ik samen met de projectmanager en met het management (het leadership) van de opdrachtgever. Waar de projectmanager vooral gericht is op het binnen tijd en budget opleveren van producten en dus op de functionele beslissingen tijdens een project, richt ik me op de menselijke kant. Waarom doen we wat we doen en wat is ervoor nodig om dit goed te laten landen in de organisatie?  

Nog een veelgehoord misverstand is trouwens dat de change manager en dus ook HSO, verantwoordelijk is voor een succesvolle verandering. Die verantwoordelijkheid ligt namelijk in de eerste plaats bij het leadershipIk help de directie en het management bij het stellen van de doelen en het zichtbaar maken van hoe hun mensen in deze verandering staan. Dat is namelijk essentiële informatie die ze vaak niet hebben. En ik help hen bij het maken van de plannen waarmee zij aan de slag kunnen om hun mensen mee te nemen in de verandering van bijvoorbeeld een CRM-implementatie.” 

Kun je wat meer vertellen over die systematische aanpak die je noemt?

Prosci, de methode die we gebruiken en die ook door Microsoft wordt geadviseerd aan partners en hun klanten, is heel erg gericht op het veiligstellen van de Return on Investment (ROI) van projecten. In onze projecten gaat het dan om Ultimate Utilization, oftewel iedereen gebruikt de software en ook nog eens optimaal. Dit is een belangrijke voorwaarde voor het behalen van die ROI. Prosci doet veel wetenschappelijk onderzoek en biedt een praktische aanpak en handig gereedschap, wat juist in de IT erg goed werkt.  

Prosci werkt met de zogenaamde ADKAR-methode. Hiermee maak je heel zichtbaar, tot op het niveau van elk individu, maar dus ook van teams of afdelingen, waar iedereen staat in verhouding tot de verandering. Zit je op het niveau van Awareness (ben je je bewust van de noodzaak van de verandering), Desire (wil je en omarm je de verandering), Knowledge, Ability of Reinforcement (oftewel borging)?  

Je meet ADKAR-scores op individueel niveau, meerdere malen in een project, zodat je op elk moment weet wat nodig is om live te gaan. Moet je in land X nog werken aan Ability? Dan stuur je een goede trainer. Zit de hobbel voor team Y op het vlak van Desire? Dan is dat bij uitstek een taak voor het management. Het heeft immers geen zin om medewerkers te trainen die het nieuwe systeem nog helemaal niet willen. Kortom, met de tools die Prosci biedt kun je je complete veranderstrategie concreet vormgeven en managen. Dit voorkomt dat je als het ware geblinddoekt een implementatie ingaat. 

Tot slot, wat is je ambitie bij HSO?

“Mijn doel is om adoption & change een integraal onderdeel te laten zijn van ons dienstenportfolio, en daarmee onze business value bij klanten verhogen. Dit vraagt om structuur en kennis in de organisatie. Collega’s zijn erg enthousiast en de eerste groepen medewerkers zijn inmiddels Prosci gecertificeerd. Het leuke is dat als consultants en projectmanagers aan de slag gaan met dit onderwerp, zij direct anders gaan nadenken in hun dagelijks werk, bij HSO en bij hun klanten. Het zaadje is gepland!”

Author

Louis van Cuijk
Louis is Change Manager bij HSO en werkt aan de menselijke kant van IT-projecten. Strategieën met concrete plannen en acties, gericht op een succesvolle verandering,